IAC audit van het IPCC en kwaliteit

23 Sep

Het rapport van de audit van het InterAcademic Council heeft menigeen verrast, door zijn vergaande opmerkingen over de kwaliteit van de organisatie, het management van de IPCC en het tekortschieten en ontbreken van cruciale procedures. Alhoewel het IPCC in het verleden keer op keer claimde dat ze stringente regels hanteert bij het verzamelen en interpreteren van gegevens benodigd voor haar periodieke rapportages, is nu duidelijk gebleken, dat daar fors van af wordt geweken. Het IAC, mede geleid door Robbert Dijkgraaf van de KNAW, geeft verder nog een aantal aanbevelingen voor betere procedures om de kwaliteit van de werkzaamheden en producten te verhogen. Hopelijk worden de lessen van het IAC serieus genomen.

 

Kwaliteitsysteem

Wat mij voortdurend verbaast, is het ontbreken van een solide kwaliteit management systeem (QMS) bij het IPCC. Bijna één miljoen bedrijven en instanties beschikken inmiddels over een QMS om bij hun opdrachtgevers en clienten voldoende vertrouwen te scheppen, dat hun producten of diensten volgens vastgelegde procedures worden gemaakt en afgeleverd, compleet met een deugdelijk klachtensysteem en periodieke interne en externe audits. In mijn eigen ervaring leidt de introductie van een QMS tot rust en een toename van zelfvertrouwen in de organisatie. De organisatie bepaalt in overleg met de opdrachtgever/client de mate van kwaliteit van de producten, of refereert daarvoor bijvoorbeeld aan internationale normen. Uiteindelijk bepaalt de opdrachtgever/client welke kwaliteit hij wilt afnemen. En hoe de organisatie dat gaat doen wordt vastgelegd in procedures, die voortdurend worden getoetst aan de wensen van de client en die dus een dynamisch karakter kennen. Zo’n systeem is een maatpak, je legt vast wat cruciaal is en met name op knooppunten waar het proces als regel uit de rails loopt, leg je werkwijzen en verantwoordlijkheden vast. Iedereen weet waar hij/zij aan toe is. Organisaties die kreunen onder het administratieve juk van een QMS zijn te ver in detail gegaan en leggen ook simpele vanzelfsprekende processen, taken en verantwoordelijkheden tot in het absurde vast. Dat is onnodig, ook hier geldt “lean and mean”. Het transparant maken van wat je als organisatie doet wekt vertrouwen, voorkomt fouten, gaat beter om met begane fouten en beschermt het imago. Allemaal zaken die de auditors van het IPCC aankaarten, zonder ook maar het begrip kwaliteitsmanagement te laten horen in het rapport. Het begrip quality control komt slechts éénmaal voor.

 

Hoe werkt dat

Het IPCC hoeft voor een QMS niet alles zelf te bedenken, er zijn voldoende richtlijnen en ervaringen om bijvoorbeeld een ISO 9001 systeem op te zetten. Bij een professionele organisatie vrezen de medewerkers dat hun creativiteit en bewegingsvrijheid worden beperkt door een QMS, maar dat is gewoon onzin. Tenzij je specifiek die vrijheden wilt vastleggen, maar dan ben je als management wel heel verkeerd bezig. Een QMS is een management tool, dat voortdurend in beweging is, reagerende op veranderingen in de omgeving, op wensen van de clienten, regelgeving, productenscala etc. Men stopt er in het begin veel tijd in, maar na introductie is slechts een beperkte capaciteit nodig om het systeem te beheren en de winst wordt snel duidelijk, al was het maar door een kleinere uitval van producten en het voorkomen van fouten door het willen leren van gemaakte fouten. De cultuurverandering die de introductie van zo’n systeem met zich meebrengt is essentieel en ook die kost tijd. Maar na enige tijd voelt een QMS als een op maat gesneden pak.

Andere werkcultuur

Een klein voorbeeld. Bij fouten in de productie zal de betrokken werknemer uit angst voor repercussies proberen de fouten te maskeren, totdat de schade boven hem uit groeit en dan zijn de rapen gaar. Werkend in een QMS weet de medewerker, dat hij geen sanctie hoeft te vrezen als er een fout wordt gemaakt, op voorwaarde dat de fout wordt gemeld, zodat iedereen daar uit kan leren. Het melden van fouten wordt dan een vertrouwde routine, zonder schaamtegevoelens. Sancties kun je wel verwachten als je driemaal de zelfde fout hebt gemaakt en er kennelijk niet van wilt leren. Dat is een totaal andere werkcultuur.

 

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: